System Rezerwacji Sal
System rezerwacji sal jest to intuicyjne narzędzie w znacznie większym stopniu poprawiające wydajność zarządzania wynajmem sal. Pozwala również na dokonywanie rezerwacji sal online.
Każdy taki system potrafi skutecznie wspomóc obsługę rezerwacji sal: czy to szkoleniowych, czy konferencyjnych. Dokonuje tego zarówno na użytek zewnętrzny, jak i wewnętrzny. Proszę sobie wyobrazić oszczędność czasu, jaką zyskujecie Państwo, nie musząc więcej przewertowywać historii meili, szukać notatek czy odkręcać nieporozumień powstałych „na łączach” podczas dopinania projektu.
Jest to pomysł na kompletne rozwiązanie, dzięki któremu każdy zainteresowany czysto i wyraźnie otrzyma informację o stanie zajętości sal. W intuicyjny i prosty sposób narzędzie to posłuży nam do efektywnego zarządzania przestrzenią biurową.
Jednak głównymi cechami tego rozwiązania są elastyczność, wielofunkcyjność, mobilność i wygoda. Dodatkowo dzięki niemu każdy jego użytkownik będzie mógł w razie potrzeby dokonać rezerwacji sali z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
W większości przypadków systemy zarządzania dają się integrować z dowolnymi systemami klienta. Informacja o rezerwacji jest więc pobierana automatycznie, a następnie wysyłana bezpośrednio na panel. Ten, umieszczony przy wejściu do sali, pokazuje, jaki jest jej aktualny status.
Do wysłania rezerwacji można skorzystać m.in. z: MS Exchange 2007, 2010, 2013, 2016 działającego pod Outlook’iem, MS Office 365, Google G-Suite lub takich aplikacji jak Fidelio czy Zimbra.
Należy nadmienić, że do najpopularniejszych systemów rezerwacji zaliczane są EVEO Lobo, EVOKO Liso, M4B Room Manager, SONY Teos, VISIONECT Joan oraz WIZEPANEL.
Podstawowe funkcje
Intuicyjna rezerwacja sal w przeglądarce
W dostępnej z poziomu przeglądarki aplikacji dysponujemy przejrzystą i czytelną grafiką. Pozwala ona podejrzeć, które z sal są zajęte oraz dodatkowe informacje o zaplanowanych spotkaniach. Czasem są to ikony, czasem kolory podświetlenia bądź informacje tekstowe.
system rezerwacji sal – Raportowanie
Wygodnym i pozwalającym na łatwe rozliczenie kosztów obsługi i utrzymania sal jest funkcja generowania raportów. Pozwala ona zestawić informacje o tym, kto, kiedy i jak długo korzystał z sal, jakich dodatkowych zasobów użył.
Galerie zdjęć
Dodatkowo istnieje możliwość dodania galerii prezentującej zdjęcia sali, budynku, a nawet mapę z podaną lokalizacją.
Obsługa wielu lokalizacji
Rozbicie sal na różne lokalizacje (piętra, budynki, miasta) system spina w jedno. Pozwala to rozróżniać poszczególne sale znajdujące się w różnych miejscach. Ponadto z łatwością wskaże możliwe połączenia między nimi.
Unikalne funkcje
Integracja z systemami telekonferencyjnymi
Bardzo ważnym elementem systemu jest możliwość integrowania go z systemami telekonferencyjnymi. Na przykład w przypadku rezerwacji konferencji video może on automatycznie połączyć dowolnie wybrane sale. Łączenie lokalizacji zewnętrznych odbywa się przez poprzez podanie numerów IP, z którymi ma być ustanowione łączenie. Cisco czy Polycom będą w całości kompatybilne.
Obsługa konferencji video
Dodatkowym parametrem jest przypisanie opcji konferencji video. System ułatwi dopasowanie godziny połączenia, aby nie kolidowały z innymi rezerwacjami. Na przykład pozwoli to kolejkować połączenia konferencyjne pomiędzy salami.
Obsługa rezerwacji cyklicznych
Kolejną z opcji jest tworzenie rezerwacji cyklicznych. Będą one odbywały się w tych odstępach czasowych, które sami zdefiniujemy. Pozwoli to wymóc ograniczenie czasu trwania takich rezerwacji.
system rezerwacji sal łączonych
System potrafi również na obsługę mniejszych sal posiadających możliwość łączenia w większe powierzchnie. W takim wypadku będzie rezerwował te sale wspólnie lub pojedynczo. Rezerwacje sal łączonych odbywają się bezpośrednio z poziomu strony głównej.
Jeszcze więcej funkcji system rezerwacji sal
Integracja z MS Outlook i GroupWise
Przy pomocy kalendarzy Outlook lub GroupWise istnieje możliwość sprawdzenia, czy osoby zaproszone na spotkanie nie mają w tym samym czasie zaplanowanych innych działań. Ponadto rezerwacje dokonane w systemie są automatycznie zapisywane w kalendarzach zaproszonych osób.
Funkcja planowania spotkań system rezerwacji sal
Ponadto plusem integracji z MS Outlook lub GroupWise jest automatyczne planowanie spotkań. System sam wyszuka najbliższy wolny termin, w którym będą mogły uczestniczyć wszystkie zaproszone osoby. Na podstawie lokalizacji sal oraz kalendarzy wskaże dogodny dla wszystkich termin.
system rezerwacji sal – Integracja z AD
System może działać jako część korporacyjnego intranetu. Ponadto pozwala na integrację z Active Directory klienta.
Podsumowując, informujemy, że systemu rezerwacji sal można używać jako osobnej aplikacji. Można też zintegrować go z innymi modułami jak na przykład: rezerwacji zasobów, urlopowym, delegacjami, RMUA lub w ramach firmowego intranetu. Przede wszystkim, wszystkie powyższe funkcjonalności można dowolnie konfigurować w nim wraz z dodatkowymi opcjami.
Potrzebujesz pomocy przy wyposażaniu biura w nowoczesny sprzęt audio\video? Zapraszamy do kontaktu.
